Zmiana biura rachunkowego. Jak i kiedy zdecydować się na ten krok?

Współpraca z biurem rachunkowym to ogromne ułatwienie dla każdego przedsiębiorcy, który nie musi samodzielnie zajmować się finansami swojej firmy. Niestety czasami zdarza się, że nie jesteśmy zadowoleni z usług księgowych i podejrzewamy możliwość nierzetelnego prowadzenia dokumentacji finansowej. W takim momencie konieczna okazuje się zmiana dotychczasowego biura. Sprawdźmy zatem, kiedy i jak zmienić biuro rachunkowe.

Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?

Pierwszym sygnałem, który powinien nas zaalarmować, jest wspomniane podejrzewanie niepoprawnego prowadzenia dokumentacji. Mimo tego, że biura rachunkowe sporządzają i składają deklarację, na właścicielu firmy ciąży wszelka odpowiedzialność za rozliczenia podatkowe. W związku z tym, w sytuacji zauważenia nieprawidłowości w zeznaniach podatkowych, nie można czekać, ponieważ dalsze błędy mogą wiązać się z poważnymi karami finansowymi.

Kolejnym powodem, dla którego trzeba poszukać nowego biura rachunkowego, jest utrudniony kontakt i brak dostępu do akt. Mianowicie, gdy firma nie przekazuje nam podstawowych informacji, nie udostępnia nam dokumentów, a czas oczekiwania na kontakt przeciąga się od kilku do kilkunastu dni. W takim przypadku warto poszukać biura, którego specjaliści zapewnią nam pełne wsparcie merytoryczne, odpowiedzą na nurtujące nas pytania i pomogą w kryzysowej, nagłej sytuacji.

Jak zmienić biuro rachunkowe? Krok po kroku

Przed zakończeniem współpracy z poprzednim biurem przede wszystkim musimy pamiętać o okresie wypowiedzenia. Przed rozwiązaniem umowy powinniśmy również znaleźć nowe biuro i skonsultować z nim odpowiedni termin zmiany. Najlepszym czasem jest jednak moment po złożeniu deklaracji rocznej, a więc zamknięcia pewnego okresu rozliczeniowego.

Decydując się na współpracę z biurem rachunkowym Compo System w Łodzi, wraz ze specjalistami ustalany jest konkretny termin przeniesienia księgowości. Jeżeli poprzednim pracownikom biura udzielone były pełnomocnictwa do reprezentowania działalności gospodarczej przed organami lub do wysyłania deklaracji drogą elektroniczną, należy je również wszystkie pisemnie odwołać. Następnie konieczna jest aktualizacja wpisu do CEiDG.

Kilka dni przed wypowiedzeniem umowy konieczny jest odbiór pełnej dokumentacji, w której muszą znajdować się wszystkie sporządzone przez poprzednie biuro rozliczenia. Pracownicy następnie przekazują protokół odbioru dokumentów, a nowi księgowi mają za zadanie upewnić się, czy dostarczane akta są kompletne i wystarczające do kontynuowania rozliczeń finansowych i podatkowych.